Tính sổ Đại hội "Bắc Cali 2000"

Đúc kết từ sổ tay của Nguyễn Trọng Dũng

Nhật ký

·06 th. 06, 1999 :THĐL Bắc Cali họp quyết định tình nguyện nhận lãnh tổ chức Đại hội họp mặt năm 2000 lấy tên là "Bắc Cali 2000".
·02 th. 07, 1999 :Đại hội Montréal 1999 chấp thuận giao phó cho Bắc Cali tổ chức Đại hội năm 2000.
·Từ 20 th. 7 đến 15 th. 8, 1999 : Thăm dò thu thập dữ kiện các địa điểm khả dĩ có thể mướn làm nơi họp Đại hội.
·15 th. 08, 1999 :Ban tổ chức đi quan sát tìm hiểu tận chỗ các địa điểm Fremont SeniorCenter ở Fremont, Milpitas Senior Center ở Milpitas, và 4 địa điểm ở San Jose Scottish Rite Center, Saratoga Community Center, Calvary Assembly Fellowship Hall, Thánh đường Tự do. Chưa dứt khoát vì không nơi nào đạt 100% các tiêu chuẩn đề ra : nơi yên tĩnh riêng biệt, an ninh, thuận tiện đi lại, rộng rãi thoáng khoát đủ sức chứa 200 đến 250 người.

·18 th. 08, 1999 :Tình cờ tìm thấy, liền tức tốc ký hợp đồng tạm và đóng tiền cọc giữ chỗ phòng họp tại Cupertino Community Center.

·28 th. 08, 1999 :THĐL Bắc Cali họp mặt, thảo luận chương trình, dự trù tài chánh, quyết định chọn Cupertino Community Center. Thành lập ban phụ trách phối hợp tổ chức.

·Tháng 9, 1999Mở trang nhà (web page) "Bắc Cali 2000" trên mạng lưới toàn cầu (internet) phổ biến tin tức liên quan đến Đại hội, địa chỉ

§http://www.geocities.com/bcali_2000

·25 th. 12, 1999 :Ban tổ chức họp bàn công tác chuẩn bị, thảo thư mời, tờ hướng dẫn và phiếu ghi danh.

·23 th. 01, 2000 :Họp mặt tất niên THĐL Bắc Cali. Báo cáo tình hình gây quỹ, thảo luận chương trình Đại hội.

·08 th. 02, 2000 :Giữ 22 phòng tại khách sạn Best Western San Jose Lodge.

·23 th. 02, 2000 :Hợp đồng với hãng xe Hertz để được áp dụng giá thuê mướn đặc biệt cho thân hữu phương xa đến tham dự.

·05 th. 03, 2000 :Gửi thư mời, phiếu ghi danh và bản hướng dẫn tới hơn 400 thân hữu khắp nơi. Ấn định hạn chót ghi danh là 20/4/2000

·25 th. 04, 2000 :Ký hợp đồng với AnSon World Travel and Tours thuê bao 2 xe bus loại 50 chỗ ngồi, tổ chức du ngoạn Sequoia and King Canyon ParkYosemite National Park 2 ngày 3 và 4 th. 7, 2000.

·26 th. 04, 2000 :Giữ thêm phòng tại khách sạn Vagabond Inns.

·01 th. 05, 2000 :Gửi thư xác nhận và bản hướng dẫn đến các thân hữu đã ghi danh sẽ tham dự họp mặt.

·29 th. 05, 2000 :Họp mặt THĐL Bắc Cali, thảo luận chi tiết chương trình ngày Đại hội và chương trình du ngoạn, phân công cụ thể, báo cáo tài chánh, quyết định làm T-shirt gây quỹ.

·02 th. 06, 2000 :Ký hợp đồng với cơ sở DL Promo Specialties ở Texas đặt làm 200 áo T-shirt.

·13 th. 06, 2000 :Ký hợp đồng với State Farm Insurance, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự (special event liability) cho buổi họp ngày 2/7/2000 với mức bồi thường $500,000.

·28 th. 06, 2000 :Hoàn tất phân công đón rước thân hữu từ xa đến bằng đường hàng không.

·29 th. 06, 2000 :Đón thân hữu đầu tiên đến tham dự Đại hội.

·09 th. 07, 2000 :Tiễn thân hữu sau cùng rời Bay Area.

·21 th. 08, 2000 :Lập báo cáo tổng kết gửi đến THĐL Bắc Cali.

·04 th. 09, 2000 :Họp mặt THĐL Bắc Cali đúc kết việc tổ chức Đại hội.

Những con số thống kê

Trong số hơn 400 thư mời và phiếu ghi danh gửi đi khắp nơi, có 119 hồi âm với 76 phiếu ghi tên tham dự và 43 phiếu phúc đáp không tham dự.
Các thân hữu càng ở xa lại càng "chịu khó" hồi âm, dù không tham dự : 12 từ vùng Âu châu, 6 từ vùng Thái Bình Dương (Úc và Nhật bản).
Tổng số ghi tên hiện diện trong ngày Đại hội là 81 thân hữu và gia đình, tổng cộng 193 người, kém kỷ lục của Đại hội 1995 3 người. Tuy nhiên có thân hữu cho rằng con số kỷ lục của năm 1995 thực sự đã bị phá, vì ngày 2/7 của Đại hội "Bắc Cali 2000"có nhiều người không ghi danh đầy đủ các thân nhân cùng đi.
Có 7 thân hữu tuy không ghi danh nhưng phút chót đã thu xếp dến tham dự. Ngược lại có 2 thân hữu đã ghi danh nhưng phút chót bận việc riêng, vắng mặt.

Có 3 thân hữu rất tha thiết muốn đến với Đại hội nhưng điều kiện sức khoẻ không cho phép, đã gọi điện thoại hoặc viết thư bày tỏ ước muốn tham dự là cụ th/h Chu Hoành ở Bắc Cali, th/h Vĩnh Kỳ ở Texas và th/h NT Từ tức nội tướng th/h TV Phúc ở Virginia.

Có 41 gia đình tham gia chương trình du ngoạn, gồm 85 người lớn và 3 trẻ em. Sử dụng 2 xe bus lớn loại 50 chỗ ngồi. Con số này gấp đôi số ước tính ban đầu của ban tổ chức.

Những cái nhất và những cái hi hữu

Hồi đáp phiếu ghi danh sớm nhất : th/h HT Phát qua email, th/h KH Điểu qua đường bưu điện.
Vùng Aâu châu có số hồi âm đạt tỷ lệ cao nhất, 25%.
Thân hữu từ phương xa đến sớm nhất : nội tướng th/h NC Thuần, có mặt tại vùng Vịnh (Bay Area) từ ngày 29/6/2000. Gia đình th/h NC Thuần cũng là những người sau cùng rời khỏi vùng Vịnh, ngày 9/7/2000.
Đến từ xa nhất : thân hữu th/h ĐV Quí từ Queensland, Uùc châu.

Từ xa nhất lái xe hơi đến dự hội : anh chị th/h NT Sơn và BT Xuân Lan từ Calgary, Canada. Chặng đường dài hơn 2000 miles, băng ngang nhiều tiểu bang Mỹ và Canada, đi ròng rã 2 ngày trời.

Th/h NH Minh là tham dự viên cao niên nhất. 

Tham dự viên nhỏ tuổi nhất : cháu Trịnh Hà Mi (Kyra), cháu ngoại gái của tôi, 9 tuần lễ tuổi. Xem chừng cháu cũng thích họp mặt nên không hề quấy khóc trong suốt khoảng thời gian có mặt gần 4 tiếng đồng hồ.

Những thân hữu nạn nhân của tình trạng máy bay trễ nãi và nạn kẹt xe :

Th/h NN Đạt bị trễ máy bay lâu nhất : ngày đi ghi trên vé máy bay là 1/7, mãi đến 2:30 trưa hôm sau, 2/7 mới tới phi trường San Francisco. 

Nội tướng th/h LV Xừng là người lo lắng nhiều nhất : chuyến bay bị trễ nửa ngày, phải đổi phi trường, khi đến San Jose thì hành lý đi theo chuyến bay khác, qua chiều hôm sau mới tới.

Th/h LM Châu gặp tình trạng bối rối nhất : chuyến bay trễ, đến phi trường San Francisco lúc nửa khuya, không kịp thông báo với người đón là th/h LC Huấn. May sao gặp th/h Võ Hương ra đón th/h LC Hùng cũng đến phi trường vào giờ đó, nên được anh Hương đưa về nhà trú qua đêm. 

Th/h NX Giễm nếm mùi kẹt xe kỷ lục của vùng Bay Area : đến phi trường San Jose từ 21:50 tối 30/6, mãi tới 2:00 sáng ngày mùng 1/7 mới về được khách sạn. Anh chị th/h PT Đồng đã phải mất hơn 5 tiếng đồng hồ để vào phi trường đón và đi một đoạn đường dài chưa tới 1 mile từ phi trường về khách sạn, mà thường khi chỉ mất không đầy 5 phút xe, hoặc đi bộ dù nhởn nhơ cũng chỉ mất nửa tiếng.

Ngày 2/7 có mặt sớm nhất tại nơi họp là anh chị th/h NC Việt, NN Ánh và th/h NV Lộc, phụ trách gắn banner Đại hội. Các anh chị cũng là người sau cùng rời nơi họp sau khi chờ tháo gỡ banner.

Người có đôi tay khoẻ nhất là th/h PT Út. Chị phụ trách món tráng miệng với 12 trái dưa hấu. Hôm trước mua từ chợ đem ra xe hơi, cất về nhà. Hôm sau từ nhà chất lại lên xe, khuân từ bãi đậu xe vô nhà bếp nơi họp, bổ rồi cắt miếng và sắp xếp ra đĩa.

Xe chở trọng tải nặng nhất là của th/h NG Hùng. Anh chị NG Hùng phụ trách mua nước uống, và phụ tùng bữa ăn, đĩa chén, ly, khăn cùng với hoa và bánh cake. Tổng cộng 45 chai nước ngọt loại 2 gallons và các món khác phải mất nhiều chuyến mới mua và chuyên chở hết.

Người tham dự du ngoạn "gân" nhất: th/h NX Thu đã vào lứa tuổi thất thập. Anh chị th/h NX Thu cũng là người đến từ xa nhất tham gia du ngoạn.

Gia đình th/h NI Chúc tham dự du ngoạn đông đảo nhất : 11 người lớn và 3 trẻ em.

Câu nói được coi là "xạo" nhất : "Tôi sinh ra miệng ăn thì có, miệng nói thì không" của th/h HG Thụy trong bài nói chuyện mở đầu buổi sinh hoạt.

Những cái hay và những cái độc đáo

Vùng Vịnh Cựu Kim Sơn là nơi có nhiều thắng cảnh, thân hữu từ xa đến tham dự họp mặt thường kết hợp để đi thăm thú trong vùng hoặc trong tiểu bang California. Nhưng cũng có những thân hữu tha thiết với Đại hội, với bạn bè, cất công đi máy bay từ xa đến chỉ để tham dự 1 ngày sinh hoạt, hoặc đi chơi chung ngày 3 và 4 th. 7 rồi lại trở về nguyên quán ngay như các anh chị th/h NN Đạt, PD Sử , th/h TS Thực và ĐV Tùng.
Tinh thần tự nguyện của THDL Bắc Cali thật cao, đóng góp tài chánh để đài thọ toàn bộ chi phí trong ngày sinh hoạt 2/7 cho tất cả 193 tham dự viên.
Giải thưởng xổ số không phải do ban tổ chức xuất quỹ mua mà là quà của thân hữu Bắc Cali tình nguyện đem lại, tổng cộng hơn 20 món.
Ban ẩm thực đã khéo léo thu vén chi tiêu, tiết kiệm được 10% so với ngân khoản dự trù mà vẫn bảo đảm được chất lượng và số lượng của 2 bữa ăn trong ngày Đại hội.

Những cái dở và những cái thiếu sót

Vì trục trặc kỹ thuật chương trình slide show trong ngày 2/7 phải hủy bỏ. Đó là hậu quả của kỹ thuật cao (high tech) được điều khiển bởi một người "không cao" như tôi.
Cũng vì trục trặc kỹ thuật nên đã không làm được tổng kết con số ngay trong ngày họp.
Không thu xếp chương trình đủ thì giờ để tất cả các giọng ca "cây nhà lá vườn" có dịp thi thố hết tài năng.
Trong ngày đầu du ngoạn tại Sequoia and King Canyon Park không nắm chắc thời khóa biểu nên mỗi chặng dừng chân là một cuộc "du ngoạn chạy". Do đó ngày 3 th. 7 được đặt tên là "toilet tour".

Những bài học

1. Về thuê mướn phòng họp : tìm chọn và đặt cọc giữ chỗ càng sớm càng tốt để có nhiều lựa chọn.
Milpitas Community Center là địa điểm đã được nhắm trước từ lâu làm nơi họp mặt. Ngày 20/7/1999 chúng tôi đến hỏi thăm được nhân viên giở sổ cho thấy tất cả những ngày cuối tuần (week-end) từ 24/7/1999 đến 19/8/2000 đã có người giữ chỗ hết. Sau đó còn 13 địa điểm nữa được thăm dò nhưng không hoàn toàn vừa ý, cho đến ngày 18/8/1999 tình cờ tìm được Cupertino Community Center với đầy đủ các tiêu chuẩn đề ra. Lại thêm có saün bàn ghế, có phương tiện nhà bếp, bãi đậu xe rộng rãi. Tại đây tất cả những ngày cuối tuần trong mùa hè 2000 đã có người giữ chỗ, nhưng chúng tôi may mắn đến đúng lúc người giữ chỗ cho ngày Chủ nhật 2/7/2000 vừa hủy bỏ hợp đồng. Nội nhật trong buổi chiều hôm đó đã tức tốc tiến hành thủ tục giữ chỗ khá rườm rà nhiêu khê vì nơi đây chỉ dành riêng cho cư dân (residence) của thành phố Cupertino mới được thuê mướn. 
Chúng tôi đã tìm địa điểm trong 1 cuốn sách tựa là "Here Comes the Guide - Northern California" dầy hơn 400 trang trong đó liệt kê khoảng 300 nơi ở vùng Bắc California cho thuê mướn tổ chức hội họp hoặc đám cưới, với đầy đủ các chi tiết về giá cả, phương tiện, khả năng sức chứa.
2.Bảo hiểm trách nhiệm dân sự (liability).

Theo hợp đồng thuê mướn, City of Cupertino là cơ quan quản lý phòng họp không chịu trách nhiệm về mọi tai nạn sảy ra cho các tham dựï viên ngoại trừ vì lý do hỏa hoạn hoặc thiên tai. Ban tổ chức đã mua một bảo hiểm trách nhiệm dân sự với số tiền bồi thường tối đa là $500.000.

3.Khách sạn : nên đặt giữ chỗ càng sớm càng tốt.

Tiêu chuẩn đề ra phải là khu an ninh, không xa nơi họp, thuận tiện đi lại tới các tiệm ăn Việt Nam, giá cả phải chăng nhưng chất lượng không quá tệ. San Jose là thành phố lớn, khách sạn không thiếu, nhưng vào dịp lễ Độc lập July 4th, việc giữ chỗ cùng một lúc 2, 3 chục phòng không dễ, huống hồ còn phải đạt các tiêu chuẩn nói trên. Sau nhiều ngày thăm dò qua điện thoại và trên internet ban tổ chức chọn được khách sạn Best Western San Jose Lodge gần khu trung tâm thành phố. 

Ước tính số người tham dự để giữ đủ phòng cũng là 1 vấn đề cần lưu ý. Ngày 8 th/h 2, 2000 đặt giữ chỗ tất cả số 22 phòng còn trống của khách. Sau khi có số ghi danh chính thức, số phòng trên không đủ phải lấy thêm phòng ở một khách sạn khác. 

4.Du ngoạn : nếu có thể nên đi dò đường trước, có tính giờ để nắm vững thời khóa biểu, và giờ giấc di chuyển giữa những địa điểm trên lộ trình thăm viếng.

Chương trình du ngoạn được hợp đồng với công ty AnSon World Travel and Tours. Nơi đây hàng tuần vẫn tổ chức bán vé du ngoạn 2 ngày có ngủ đêm ở Fresno, ngày đầu đi Hearst Castle và ngày thứ nhì đi Yosemite. Ban tổ chức dự trù thuê bao nguyên chuyến, nên đã hợp đồng thay đổi lộ trình để thay Hearst Castle bằng Sequoia King Canyon National Park là một địa danh nổi tiếng với những cây redwood sống hàng ngàn năm. Đây là một chọn lựa sai lầm vì Sequoia King Canyon National Park không phải là nơi mà công ty AnSon thường xuyên tổ chức du lịch nên họ không nắm vững thời khắc biểu, giờ giấc di chuyển. Kết quả là thời gian dừng chân tại mỗi nơi không đủ để ngoạn cảnh thoải mái, suốt một ngày đầu chỉ có chạy và xếp hàng để đi vệ sinh! Hôm sau đi Yosemite đúng với lộ trình thường xuyên của họ nên giờ giấc được phối hợp chính xác hơn. Cũng may là do đề nghị trước đó của 1 thân hữu, 2 bữa ăn trưa được chuẩn bị theo hình thức lunch box nên giảm thiểu được thời gian xếp hàng chờ mua thức ăn riêng lẻ. Riêng bữa ăn tối 3/7 được đặt trước tại nhà hàng Fu MeiFresno thì hầu như đã thỏa mãn bao tử của mọi người.

5.Thư mời và phiếu ghi danh

Nếu không có nhu cầu cần đúc kết con số sớm, ví dụ để hợp đồng tổ chức du ngoạn, đóng tiền giữ chỗ ăn ở, v.v... thì nên dành cho thân hữu rộng rãi thì giờ trả lời ghi danh vì hàng năm vào khoảng tháng 4, 5 các hãng máy bay thường có những chương trình giảm giá tiết kiệm được khá nhiều.

Cọng sổ
Có 2 cái may lớn nhất  trong việc tổ chức :
- Nhờ may mắn mới giữ chỗ được đúng ngày 2/7 tại một địa điểm hoàn hảo về nhiều mặt.
- Nhờ may mắn mà 1 trong 2 xe bus du ngoạn đã tránh được trong đường tơ kẽ tóc tai nạn lưu thông khi trên đường du ngoạn về chiều ngày 4/7.
Riêng với bản thân tôi:
- Giây phút vui mừng nhất là lúc 7:15 tối ngày 18/8/1999, sau khi làm xong thủ tục giữ chỗ phòng họp. 
- Giây phút bối rối nhất là 11:00 giờ sáng 2/7/2000 khi tôi làm hỏng cái laptop trong lúc lắp đặt máy chiếu projector khiến chương trình slide show sau đó phải hủy bỏ không thực hiện được.
- Giây phút hoảng hốt nhất là khoảnh khắc tôi thoạt nhìn thấy 1 chiếc xe pick up vừa bị tai nạn nằm  bẹp dí giữa đường. Lúc đó tôi chợt nghĩ nếu chiếc xe bus số 2 chạy trước xe tôi, can dự vào tai nạn này thì thật là đại họa.
- Câu nói khích lệ nhất là của một thân hữu sau khi tham dự Đại hội : "Bất cứ khi nào Bắc Cali tổ chức họp mặt cũng sẽ có tôi".

Nguyễn Trọng Dũng

(Những ghi chép trên đây có thể còn nhiều thiếu sót, xin các bạn vui lòng bổ túc)